Uusia ratkaisuja vanhoihin haasteisiin

Niin hankintalain määrittämään julkiseen hankintaan kuten myös yhteishankintojen toimintaperiaatteisiin liittyy tekijöitä, jotka asiakkaat kuin toimittajatkin saattavat kokea joustamattomina tai vaikeaselkoisina. Hansel vastaa haasteisiin paitsi osallistumalla hankintaosaamisen kehittämiseen, myös juurruttamalla uusia sähköisiä työtapoja hankintoja tekevien organisaatioiden ja toimittajien käyttöön.

Hanselin asiakkaat toivovat puitejärjestelyiltä usein joustavuutta ja räätälöitävyyttä valmiin palvelupaketin sijaan.

”Puitejärjestelyjen tarjonnan räätälöiminen mahdollistuu esimerkiksi asiakkaiden omien kevennettyjen kisojen avulla. Kevennetyn kisan kilpailutusprosessi saatetaan kuitenkin kokea hankalana. Olemme vastanneet asiakkaiden tarpeisiin tarjoamalla asiakkaillemme tukea kevennettyihin kisoihin, ja Hansel voi tehdä kevennetyn kisan myös kokonaan asiakkaan puolesta”, kategoriajohtaja Susanna Närvänen kertoo.

Kevennettyjen kisojen aiheuttama hallinnollinen työ helpottuu vuoden 2018 aikana, sillä kevennettyjä kisoja voi alkaa tehdä sähköisesti Hanki-palvelussa. Tulevaisuudessa myös yhteishankintojen teko dynaamisilla hankintajärjestelmillä tulee parantamaan yhteishankintojen räätälöitävyyttä kunkin asiakkaan tarpeisiin, sillä DPS antaa puitejärjestelyjä enemmän väljyyttä hankinnan kohteen määrittelyyn.

DPS tarjoaa muutoksen myös puitejärjestelyn staattisuuteen etenkin toimittajien näkökulmasta, sillä Hanki-palvelussa ylläpidettävä dynaaminen hankintajärjestelmä mahdollistaa puitejärjestelyn toimittajaksi tulon myös puitejärjestelyn voimassaolon aikana.

Kaikkeen ei voida vaikuttaa, mutta lähes kaikkea voi sujuvoittaa

Yleisin Hanselin toimittajilta kuulema kritiikki kohdistuu siihen, että hinnan koetaan painottuvan kilpailutuksissa liikaa, ja laadun liian vähän. Tarjouskilpailujen myös toivotaan huomioivan innovaatiot paremmin.

”Kaikki puitejärjestelykilpailutukset tehdään asiakastarve edellä, ja innovaatiot huomioidaan siinä määrin kuin se on mahdollista. Innovaatioiden, ja joissain tapauksissa myös laadun huomioimiseen haasteita tuo se, että tarjousten on oltava keskenään yhteismitallisia.”

Julkisiin hankintoihin vaikuttavat myös Hanselista riippumattomat tekijät, kuten esimerkiksi yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan eli ESPD:n käytön tulo pakolliseksi julkisissa hankinnoissa. Hanselin johtama EU-projekti eNEST kehitti sähköistä kilpailutusprosessia ja sujuvoitti hankinta-asiakirjan käyttöä sähköistämällä sen.

Itse sähköinen kilpailutus on otettu vastaan todella hyvin sekä asiakkaiden että toimittajien keskuudessa.

”Kilpailutuksen siirtyminen sähköiseksi on keventänyt merkittävästi julkisiin hankintoihin perinteisesti liitettyä ja raskaaksi koettua hallinnollista taakkaa. Sähköistäminen säästää kilpailutuksen osapuolilta aikaa, vaivaa ja paperia”, Susanna Närvänen sanoo.

Hanki-palvelu on tarjoajille ilmainen, ja asiakkaille sen käyttö maksaa sata euroa kuussa. Hanselin kilpailutuspalvelua käytettäessä sähköisestä kilpailutusjärjestelmän käytöstä ei tarvitse maksaa enää erikseen.