Digitalisaatio tehostaa hankintoja

Hanselin visio on olla hankintatoimen uudistaja ja yksi keskeinen strateginen tavoite on digitalisaation vauhdittaminen. Tämän eteen tehtiin töitä valtiovarainministeriön alaisen Handi-ohjelman puitteissa. Uusien toimintamallien avulla hankintaprosessia yksinkertaistetaan ja yhdenmukaistetaan. Vuonna 2017 Hanselissa muun muassa kehitettiin sähköisen kilpailuttamisen Hanki-palvelua, automatisoitiin viranomaistietojen tarkastus, luotiin hankintatoimi palveluna -⁠⁠malli ja julkaistiin tietoa valtion ostoista Tutkihankintoja.fi-palvelussa, josta on kerrottu tarkemmin avoimuutta käsittelevässä osiossa.

Opastusta sähköiseen kilpailutukseen

Sähköiset hankinnat mahdollistava Hanki-palvelu oli käytössä toista vuotta. Tammikuussa käyttäjinä oli 69 ja vuoden lopussa jo 95 organisaatiota. Tarjouspyyntöjä oli palvelun kautta tehty vastaavina aikoina 300 ja yli 2 000. Käyttöönotot ja kehitystyö jatkuvat aktiivisina. Vuodenvaihteessa ajankohtaista oli minikisamateriaalin siirtäminen järjestelmään sekä dynaamisen hankintajärjestelmän rakentaminen Hanki-palveluun.

Hankintayksiköille järjestettiin vuoden aikana sähköisen kilpailuttamisen klinikoita, joihin osallistui yli 150 Hanki-palvelun käytöstä kiinnostunutta. Tilaisuuksissa käytiin läpi asioita, joita kilpailutuksia tekevät asiakkaat olivat itse nostaneet esiin, mikä koettiin hyväksi toimintamalliksi. Hanki-klinikat ja muita tietoiskuja jaettiin myös videoina. Sähköisen kilpailuttamisen käyttöönoton tueksi perustettiin myös Yammer-ryhmä, jossa yli 300 käyttäjää on saanut nopeasti tietoa ja käynyt keskustelua Hanki-palvelusta.

Viranomaistiedot automaattisesti kilpailutusjärjestelmään

Julkisten hankintojen kilpailutuksiin liittyvä viranomaistietojen tarkastus automatisoitiin vuoden 2017 aikana. Uudistus vähentää merkittävästi työn määrää noin 30 miljardin julkisissa hankinnoissa. Suomi automatisoi viranomaistietojen tarkastuksen ensimmäisenä EU:ssa.

Automatisoinnin myötä julkisista kilpailutuksista on tullut yksinkertaisempia ja sujuvampia sekä hankkijoiden että tarjoajien kannalta, kun viranomaisrekistereissä jo valmiina olevia tietoja ei tarvitse erikseen liittää tarjouksiin. Tarkastusten piiriin kuuluvat muun muassa verojen ja sosiaaliturvamaksujen suorittaminen, ja sähköinen järjestelmä varmentaa toimittajan antamien tietojen oikeellisuuden kilpailutuksen päätteeksi.

Hankintalain vuonna 2017 tehdyn muutoksen jälkeen hankintayksiköiden on pitänyt sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä käyttää yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa. Suomessa sama kilpailutusjärjestelmä on käytössä kunnissa ja valtionhallinnossa, joten viranomaistietojen automaattinen tarkastus on nyt käytössä kansallisesti kaikissa EU-kynnysarvot ylittävien julkishankintojen kilpailutuksissa. Järjestelmän koulutukset yli 200 henkilölle toteutettiin Hanselin ja KL-Kuntahankintojen yhteistyönä.

Viranomaistietojen sähköisen tarkastuksen projekti sai rahoitusta Euroopan unionin Verkkojen Eurooppa -⁠⁠⁠ohjelmasta, ja se on osa hallituksen Digitalisoidaan julkiset palvelut -⁠⁠⁠kärkihankekokonaisuutta.