Ammattilaisia, joiden osaamiseen uskaltaa nojata

Tietojärjestelmien kilpailutukset eivät aina mene kuin suomenruotsalaisissa viihdeohjelmissa, mutta Haaga-Heliassa Hanselin tuella tehdyt hankintaprojektit palkitsivat sekä tekijänsä että järjestelmien tulevat käyttäjät.

Vahva asiantuntijuus poisti ylimääräiset huolenaiheet

Haaga-Helia ammattikorkeakoulu hankki kesän 2017 korvalla kaksi merkittävää tietojärjestelmää. Laajat HR- ja projektinhallintajärjestelmät kilpailutettiin Hanselin tuella, jonka ansiosta Haaga-Helian asiantuntijat pystyivät keskittymään omaan ydinosaamiseensa.

Vaatimuksia Haaga-Helian uudelle projektihallintajärjestelmälle riitti: yhdeltä ja samalta järjestelmältä tulisi onnistua sekä koko projektisalkun että yksittäisen projektin hallinnointi. Myös resursointi, aikataulutus, arkistointi ja ajankäytön seuranta haluttiin tämän yhden ja saman järjestelmän sisään.

Aiemmin yksityisellä sektorilla työskennellyt innovaatiojohtaja Jatta Jussila-Suokas kertoo, että vielä viime keväänä julkiset hankinnat olivat hänelle kartoittamatonta maastoa.

”Ennen kilpailutuksen aloitusta käytimme puoli vuotta järjestelmän vaatimusten määrittelyyn. Haastavaksi osoittautuneen vaiheen jälkeen juristimme ehdotti yhteydenottoa Hanseliin. Hansel ei ollut minulle entuudestaan tuttu kumppani, joten en tiennyt mitä odottaa.”

Hanselin tehtäväksi tuli viedä hankinta onnistuneesti maaliin. Kilpailutuskonsultista ja hankintajuristista muodostunut tiimi huolehti, että kilpailutus hoidetaan lain vaatimalla tavalla. Myös tarjouspyyntöasiakirjat, sopimusehdot ja muut sopimustekniset asiat kulkivat Hanselin kautta.

”Kilpailutuskonsultti pystyi katsomaan hankintaa ulkopuolisin silmin, ja tekemään hyviä tarkennuksia esimerkiksi sanamuotoihin. Etenkin kilpailutuksessa käytetyn pisteytysmallin luomisessa Hanselista oli iso apu, emmekä olisi kyenneet siihen yksin.”

Kerrankin vain yhdessä roolissa

Hankintaprojektissa Haaga-Helian rooliksi jäi miettiä, mitä kaikkea projektinhallintajärjestelmältä halutaan. Jatta Jussila-Suokas kertoo työkuorman helpottuneen huomattavasti siitä, että joku muu mietti ja hoiti itse kilpailutuksen.

”Olen vuosien ajan johtanut isoja tutkimuskokonaisuuksia, ja taustaani vasten voin todeta, että projekti oli todella taidokkaasti johdettu. Sain olla puhtaasti asiantuntijaroolissa, ja pystyin jo kilpailutuksen aikana luottamaan siihen, ettei hankintaprosessista ilmene kritisoitavaa jälkikäteen.”

Kilpailutuksen tuloksena Haaga-Helia sai monipuolisen softan ja toimittajan, joka ymmärtää käyttäjiensä tarpeet.

”Julkinen hankinta on vaativa prosessi, mutta oma kilpailutuksemme meni lopulta täydellisesti. Näin jälkikäteen ajatellen tekisin eri tavalla vain sen, että olisimme ottaneet Hanselin mukaan jo aiemmin, emmekä olisi jääneet tuskailemaan määrittelyjen kanssa yksin niin pitkäksi aikaa. Jos eteeni tulevaisuudessa osuu vastaavan kokoluokan hankinta, soitan varmasti samoille kavereille.”

Yllättävän hauskaa hankintaa

HR-asiantuntija Sanna Nurminen toimi projektipäällikkönä Haaga-Helian uuden HR-tietojärjestelmän hankinnassa ja käyttöönotossa. Järjestelmän tuli pystyä vastaamaan yli 630 työntekijästä huolehtivan HR-yksikön monipuolisiin tarpeisiin, ja sen odotettiin sujuvoittavan HR-prosesseja digitaalisin ratkaisuin.

”Halusimme asiakaslähtöisen järjestelmän, joka tukee strategisten tavoitteidemme saavuttamisessa ja mahdollistaa esimerkiksi henkilöstön osaamisen paremman hyödyntämisen”, Sanna Nurminen kertoo.

Hansel otettiin mukaan jo projektin alkuvaiheessa. Hankinta haluttiin tehdä nopealla aikataululla.

”Kun kerroimme tiukahkon aikataulutoiveemme, kukaan ei mutissut, vaan projektia lähdettiin edistämään ripeästi ja positiivisella vireellä. Hanselin viestintä oli hyvin ennakoivaa, joten oli helppo olla asiakas. Palaveerasimme parhaimmillaan jokaisen viikon perjantaina, mutta viikon viimeiset palaverit sujuivat silti aikaansaavissa ja hauskoissa tunnelmissa”, Sanna kertoo.

Tarjouspaketista tuli 100-sivuinen. Järjestelmältä edellytettyjä pakollisia vaatimuksia oli lopulta yli 200, vaikka niitä kevennettiin alkuperäisestä teknisen vuoropuhelun aikana. Sanna Nurminen kertoo aineistosta olleen olennaista hyötyä järjestelmän käyttöönoton yhteydessä.

Mitä seuraavaksi kilpailutettaisiin?

Haaga-Helian uusi HR-järjestelmä tarjoaa tukea työsuhteen koko elinkaaren ajalle rekrytoinnista osaamisen kehittämiseen ja lopulta työtodistukseen saakka.

”Yhteistyössä Hanselin kanssa opin julkisten hankintojen tekemisestä paljon uutta, ja suosittelen lämpimästi hankintojen tekemistä Hanselin tuella. Viimeisessä hankintapalaverissa ajatukseni oli, että tämähän on mukavaa, mitä seuraavaksi kilpailutettaisiin?’”